Case Study
証明書発行の手間がゼロに。
雨天時の緊急連絡もアプリで完結。
12名の参加者と駆け抜けた、雨のクリーンアップ活動
キャナルシティ～博多駅 クリーンアップ活動
導入団体
ボランティア団体「JUSTER」
60→0分
証明書発行
20→1分
緊急連絡
12名
定員達成
Before
導入前に抱えていた課題
- 1
事務作業の負担
活動終了後、参加者一人ひとりの名前を確認して証明書を手動で作成・発行するのが大変だった。
- 2
参加者の不透明さ
当日現場に行くまで「どんな人（年齢層・属性）」が来るか分からず、受け入れ態勢や会話の準備に不安があった。
- 3
緊急時の連絡
雨天時など、開催可否をメールやSNSで個別に連絡するのが手間であり、全員に届いているか不安だった。
After
ボランチアで実現したこと
募集段階
参加者の「顔」が見える安心感
応募段階で「どんな年齢層・属性の人が来るか」を事前にデータで把握できました。参加者の傾向を知ることで、当日の運営シミュレーションがしやすかったです。（ユーザー属性の可視化）
当日朝
「雨でも焦らない」一括送信
2月7日当日はあいにくの雨。開催するか中止するかギリギリまで判断に迷う状況でしたが、アプリから「開催します」の一言を即座に全員へ通知でき、現場の混乱を防げました。（アプリ内メッセージ一括送信）
活動終了後
帰宅後の作業はもう不要。証明書自動発行
参加者にQRコードを読み取ってもらうだけで活動実績の記録が完了。チェックアウトと同時に証明書を自動発行・送付。代表者が帰宅後にPCで作業する必要がなくなり、事務作業時間がゼロになりました。（QRチェックイン・アウト / 証明書自動発行）
Bonus
意外な発見：ユーザーレビュー機能
チェックアウト時に参加者から団体への評価が届く仕組みが新鮮でした。フィードバックが得られ、良い評価の蓄積が団体の信頼性アップにつながると実感しています。（相互評価システム）
Voice
代表者コメント
「やっぱり一番良かったのは、証明書をいちいち発行する手間がないことと、メールの一括送信機能です。雨の中での開催判断など、運営には突発的なトラブルがつきものですが、システムのおかげですぐにお知らせを回すことができました。事務作業に追われることなく、参加者とのコミュニケーションや活動そのものに集中できるのが最大のメリットだと思います。」
Numbers
導入前後の比較
| 項目 | 導入前 | 導入後 | 効果 |
|---|---|---|---|
| 証明書発行 | 60分（手作業） | 0分（自動） | 完全自動化 |
| 緊急連絡 | 20分 | 1分 | 95%短縮 |
| 参加者把握 | 当日まで不明 | 事前に可視化 | 安心感UP |
For
こんな団体におすすめです
- ・事務作業（特に証明書発行）に時間を取られている団体
- ・天候に左右される屋外活動（ゴミ拾い、スポーツ等）を行う団体
- ・参加者の属性を知って、当日の満足度を高めたい団体